Digitalizzazione degli archivi edilizi

All Global Advisors offre il servizio per la digitalizzazione e la dematerializzazione delle pratiche edilizie giacenti presso gli archivi del  Comune con contestuale riorganizzazione degli archivi cartacei .

La Ns. Azienda unitamente ad altre facenti parte del medesimo gruppo, a suo tempo ,  è stata creata appositamente per dare un supporto sia agli Enti Pubblici che ai privati per l’espletamento , l’archiviazione , la digitalizzazione l’evasione delle sopra citate pratiche; in tal senso tali operazioni vengono da noi effettuate o attraverso del personale interno qualificato  o mediante il supporto di consulenti tecnico -urbanistici  che prestano la loro opera in esclusiva per Noi sotto il controllo del nostro Direttore Tecnico e le stesse saranno  effettuate in  locali messi a disposizione dall’Amministrazione Comunale in modo da evitare qualsiasi problema sia di carattere logistico (evitando smarrimenti di pratiche o quant’altro ) che giuridico in ordine al trattamento dei dati sensibili , mentre per le attività di supporto all’Amministrazione Comunale e/o ai cittadini  (chiarimenti , verifiche etc.) saremo  disponibili al ricevimento al pubblico presso le sedi comunali oltre che  presso i locali delle Ns. sedi .

         Inoltre si è maturata la decisione di fondare una nuova azienda che fornirà il proprio supporto solo ed esclusivamente agli Enti Pubblici in generale , la quale  è in corso di registrazione  e nel caso le S.V. Ill.me valutassero l’opportunità di affidarci gli incarichi proposti ci riserviamo di avvalerci eventualmente della nuova società . 

il tutto meglio descritto successivamente in modo più esauriente come già illustrato durante gli incontri propedeutici alla formazione del presente preventivo .

PRATICHE EDILIZIE E DI CONDONO EDILIZIO  GIACENTI NEGLI ARCHIVI COMUNALI

Le fasi operative che normalmente contraddistinguono  un’attività di tali caratteristiche prevedono :

1. Sopralluogo e valutazione : Analisi dello stato di fatto degli archivi esistenti ed individuazione delle modalità operative più idonee. (Già espletata)
2. Organizzazione e riordino : Verifica , classificazione e etichettatura dei faldoni con codici a barre identificativi.
3. Scansione e inserimento dati: Digitalizzazione con scanner professionali acquisizione , indicizzazione e inserimento dei  metadati mediante l’utilizzo del Software Gestionale fornito dai nostri partners informatici il quale andrà a generare il database che verrà allocato nei sistemi di archiviazione individuati per tale scopo da codesta Amministrazione Comunale .
4. Archiviazione digitale : Conservazione su server e/o sistema proprietario di esclusiva gestione e proprietà di codesta Amministrazione Comunale .

Inizialmente si procederà con il riordino degli archivi delle pratiche edilizie con l’indicizzazione per fabbricato .

Per tale categoria di pratiche mediante l’utilizzo di scanners di vario formato , di un software gestionale realizzato dai nostri consulenti informatici  della ditta Zero Uno S.A.S. di Belluno , noi siamo in grado di procedere alla costruzione di una banca dati molto precisa contenente tutti i dati contenuti nelle pratiche archiviate  e nei vari atti successivi nonché gli allegati grafici .

Si precisa che per tale software gestionale denominato      Gestione Pratiche Edilizie       è stata richiesta ai nostri consulenti la compatibilità con il portale Lizard3 e con il portale Impresainungiorno al fine di evitare eventuali problemi di compatibilità  del database con tali portali.

Si precisa infine che tale software gestionale, mediante opportune modifiche è utilizzabile anche per la dematerializzazione e/o digitalizzazione dei documenti giacenti presso gli altri settori operativi dell’Amministrazione Comunale , quali ad esempio Polizia Locale , Settore Tributi , Settore Commercio , Settore Lavori Pubblici permettendo di dotarsi di vari databases che possono dialogare tra di loro ovviando ai cronici problemi di comunicabilità tra diversi databases .

Successivamente si procederà con l’indicizzazione dei dati inseriti ove si partirà dai dati identificativi dell’immobile e/o unità immobiliare interessato/a sia georeferenziati , che catastali che toponomastici , per poi proseguire con i dati anagrafici del/i richiedente/i ,  il tutto mediante le attività di digitalizzazione e riconoscimento OCR  .

E’ evidente che tale attività  è di fondamentale importanza sia per la ricerca successiva dei dati inseriti mediante nome e cognome ovvero foglio e particella ovvero via e numero civico ovvero per denominazione delle unità immobiliari interessate .

Tale operazione è altrettanto importante per un controllo di eventuali atti mancanti quali l’abitabilità oppure di contributi per oneri di urbanizzazione e/o costo di costruzione ancora da incassare.

Tale operazione permetterà oltre che una consultazione a video degli stessi anche la stampa con la stessa precisione degli originali permettendone un utilizzo sia per l’ufficio tecnico comunale che per gli utenti esterni (professionisti e quant’altro) che risolve il problema del degrado del cartaceo.

A questo punto l’ufficio tecnico comunale sarà dotato di una banca dati importantissima sia per la normale gestione dell’ufficio al fine di evitare perdite di tempo per la ricerca di pratiche nell’archivio cartaceo evitandone il degrado sia  come base di partenza anche per altri settori quali ad esempio tributi.

Infatti in pochi istanti sarà possibile desumere  i dati necessari per poter calcolare di un fabbricato le superfici e/o i volumi e/o il numero dei vani delle varie unità immobiliari, la sua localizzazione dal punto di vista della zona omogenea urbanistica , la più recente intestazione, in questa maniera grazie alla  compatibilità con i normali software di gestione dei tributi o di quelli per le operazioni di verifica e/o controllo sarà possibile procedere alle operazioni di liquidazione e accertamento di tributi vari .

Inoltre è un progetto che viene effettuato una unica volta e che si aggiornerà di volta in volta a seguito di presentazione di nuove pratiche edilizie mediante la presentazione di pratiche edilizie attraverso il portale Impresainungiorno .

Inoltre ci rendiamo disponibili all’esecuzione anche parziale delle attività proposte , come ad esempio qualora,  per le note carenze degli organici degli uffici dell’edilizia privata, tale ufficio avesse necessità delle sole attività di carattere amministrativo o di segreteria quali redazione delle richieste di documentazione ad integrazione oppure il solo inserimento della pratica , la nostra flessibilità ci permette di espletare anche solo una parte delle attività .

MODALITA’ DI ESECUZIONE DELL’INCARICO:   Le prestazioni sopra descritte saranno  effettuate in  locali messi a disposizione dall’Amministrazione Comunale in modo da evitare qualsiasi problema sia di carattere logistico (evitando smarrimenti di pratiche o quant’altro ) che giuridico in ordine al trattamento dei dati sensibili , mentre per le attività di supporto ai cittadini  (chiarimenti , verifiche etc.) oltre ad essere disponibili al ricevimento al pubblico presso le sedi comunali lo saremo anche presso i locali delle Ns. sedi